Да. Вы правы если отправить письмо тогда загрузятся данные, но не все
Загрузятся следующие данные:
В трелло есть понятие дополнительные поля. Обычно туда выводят основные данные по заказ:
ФИО клиента, почта клиента, телефон, тип доставки (самовывоз или доставка), дата доставки и статус заказ (на согласования, согласован и доставлен).
Все эта информация должна заполняться из заказа. Если клиент поменял заказ (убрал какие нибудь позиции), тогда данные в карточке трилло должно обновится.
Конечно все эту работу может делать и оператор, но тогда будет нагрузка на оператора + человеческий факт (забыл, нет время и прочее).