Здравствуйте.
Вы все правильно поняли, в прайс листе по возможности должны быть категории, артикулы, желательно еще и ссылки на изображения и характеристики о товарах с производителем.
Это не вот что жесткие требования, это в первую очередь для Вас же сэкономит множество времени и позволит избежать гемороя при следующих обновлениях информации о товарах. Да и с точки зоения продажи, максимальное описание о товарах дает большую конверсию в покупку.
В Вашем случае 100% необходима доработка прайс листа под нужный формат, каждая строчка - отдельный товар. А желательно пообщаться с поставщиком, возможно найдутся иные способы обмена информации о товарах. Например если у поставщика есть сайт, и там актуальная информация, проще настроить парсинг товаров напрямую с сайта поставщика.